Le système Paragon Interactive Voice Response (IVR) est un système automatisé conçu pour faire le suivi de la santé et la sécurité des employés qui travaillent seuls, durant leur quart de travail. Le système IVR est conçu pour être utilisé exclusivement par les employés de l’entreprise Paragon.

En tant qu’employé de Paragon, vous pouvez être affecté à un quart de travail avec des exigences IVR. Si tel est le cas, votre planificateur de l’horaire vous en informera en temps voulu.

Nous œuvrons afin d’inclure toutes les informations nécessaires et supplémentaires sur notre portail des employés.

Le but de l’appel est de garantir la santé et sécurité de nos employés dans leur environnement de travail. Pour y parvenir, nous demandons aux employés en service d’effectuer ces appels à une fréquence précise, tout au long de leur quart de travail.

Si un employé n’effectue pas l’appel  prévu au moment convenu vers le système IVR, un appel automatique sera effectué vers un numéro de téléphone fixe désigné sur le lieu de travail. Si cet appel échoue pour une quelconque raison ; un SMS sera automatiquement envoyé sur le numéro personnel de l’employé.

Si deux tentatives d’appel consécutives restent sans réponse, notre service de répartition en est informé et à travers lequel un agent en ligne entamera les protocoles d’urgence en place pour contacter l’employé. Ces protocoles peuvent aller jusqu’au point de dépêcher un superviseur mobile sur leur lieu de travail, au besoin.

Lorsque vous êtes affecté à un quart de travail, le planificateur vous avertira si votre quart de travail exige de se conformer au système d’appels IVR. D’ailleurs, il en existe trois types distincts.

Chaque employé reçoit un dossier d’embauche qui comprend des informations détaillées sur le système IVR de Paragon, tels que les numéros de téléphone à appeler et les instructions sur la façon d’effectuer ces appels.

Si vous devez effectuer un appel IVR à partir de votre lieu de travail et que celui-ci ne dispose pas de ligne téléphonique fixe, vous pouvez continuer en utilisant votre téléphone portable personnel.

Lorsqu’un appel IVR est effectué:

1. Si l’appel est généré à partir du numéro de téléphone fixe du lieu de travail, le système associera l’identifiant de l’appelant au quart de travail actif correspondant et acceptera l’appel immédiatement. À la réception d’un message de validation, l’employé peut raccrocher. Aucune autre action n’est nécessaire.
2. Si l’identifiant de l’appelant ne correspond pas à un quart de travail actif, le système demandera à l’appelant de saisir son numéro de permis d’agent de sécurité, en appuyant sur la touche « # ». Si le numéro de permis est accepté et correspond à un quart de travail actif, un message texte indiquant que l’appel sera validé et l’employé pourra raccrocher. Aucune autre action ne sera nécessaire.
3. Si aucune correspondance n’est trouvée, un message d’avertissement sera diffusé et l’employé devra réessayer une autre fois.

Si un employé manque un appel IVR requis, le système de Paragon appellera automatiquement le numéro de téléphone fixe du lieu de travail. Lorsqu’il répond à l’appel automatisé, l’employé doit suivre les instructions fournies.

S’il n’y a pas de réponse ou si l’employé ne suit pas correctement les instructions, à ce moment-là, un message texte (SMS) est généré et envoyé au numéro de téléphone portable de l’employé. Dès la réception du message texte automatisé, une action est requise de la part de l’employé, pour éviter de remonter plus haut dans le processus. L’employé sera invité à répondre en insérant son numéro de permis d’agent de sécurité OU un seul chiffre confirmant qu’il est en sécurité. Les employés sont priés de prêter attention au contenu du message texte et de répondre en conséquence.